일본 외래 영양지도를 위한 온라인 관리영양사 운영 플랫폼 프로젝트
일본 의료기관의 외래 영양식사지도를 온라인으로 제공하기 위해, 의료기관–관리영양사–환자를 하나의 임상·운영 워크플로우로 연결하는 디지털 영양지도 플랫폼 프로젝트입니다. 본 프로젝트는 의사의 지시, 관리영양사의 지도계획서 작성, 환자 사전 문진, 온라인 면담, 지도기록, 전자 교부, 의료기관 확인, 근무·업무 기록, 정산까지의 전 과정을 시스템화하여 진료보수 산정 요건을 충족할 수 있는 운영 기반, 관리영양사 리소스 최적화, 환자 마이페이지 기반의 비대면 영양지도, 업무 자동화 및 감사 가능한 기록 관리를 실현하는 것을 목표로 합니다.
[ TIMELINE ]
In Progress
[ CLIENT ]
OCTAWELL
[ INDUSTRY ]
Medical
[ CHALLENGE ]
일본의 외래 영양식사지도는 의료기관 내에서 관리영양사가 직접 수행하는 것이 일반적이지만, 의료기관마다 관리영양사 인력이 충분하지 않고, 특히 영양지도 수요가 일시적으로 증가하거나 특정 시간대에 집중될 경우 이를 안정적으로 제공하기 어렵습니다. 반면 외부에는 영양지도 업무를 수행할 수 있는 관리영양사가 존재하지만, 단순히 외부 인력을 온라인으로 연결하는 것만으로는 의료기관의 실제 진료 프로세스와 진료보수 산정 요건을 충족하기 어렵습니다.
welsync의 첫 번째 과제는 의사의 지휘·명령과 관리영양사의 업무 수행 관계를 시스템상에서 명확하게 기록하는 것입니다. 본 프로젝트는 관리영양사가 의료기관의 업무를 수행하는 출향(出向) 스킴을 전제로 하고 있기 때문에, 누가 어떤 지시를 내렸는지, 관리영양사가 해당 지시를 언제 확인했는지, 실제 지도를 언제 수행했는지, 지도 후 기록을 언제 의료기관에 공유했는지 등의 흐름이 시스템에 남아야 합니다. 단순한 화상상담 시스템이나 예약 시스템만으로는 이러한 운영 실체를 증명하기 어렵습니다.
두 번째 과제는 진료보수 산정에 필요한 기록을 정확하게 생성하고 보존하는 것입니다. 외래 영양식사지도에서는 관리영양사가 영양지도 계획을 작성하고, 해당 내용을 의료기록에 보존하며, 환자에게 문서로 제공해야 하는 등의 요건이 존재합니다. 특히 온라인 지도의 경우 종이 문서를 현장에서 직접 전달하기 어렵기 때문에, 누가 언제 계획서를 작성했고, 언제 환자에게 전자적으로 교부했으며, 의료기관이 해당 내용을 언제 확인했는지에 대한 로그를 남기는 것이 중요합니다. 이러한 과정이 불완전하면 의료기관의 행정 부담이 증가할 뿐 아니라, 진료보수 청구 과정에서도 문제가 발생할 수 있습니다.
세 번째 과제는 의료기관–관리영양사–환자 간의 업무가 지나치게 분산되어 있다는 점입니다. 실제 영양지도 운영에는 예약, 사전 문진, 의사 지시서, 관리영양사 배정, Zoom 안내, 각종 동의, 지도계획서 작성, 면담, 지도기록, 후속 보고, 환자 상태 확인, 의료기관 확인, 정산 등 많은 단계가 포함됩니다. 이 작업을 이메일, 전화, Excel, Google Forms, Zoom, Box와 같은 개별 도구로 운영하면 누락과 중복이 발생하기 쉽고, 운영팀의 관리 비용도 크게 증가합니다.
또한 온라인 영양지도에서는 환자 UX를 단순하게 유지하는 것도 중요합니다. 환자가 매번 새로운 시스템에 로그인하고 메뉴를 찾아가도록 요구하면 이탈률이 높아질 수 있습니다. 반대로 이메일과 SMS로 각각 다른 링크를 무분별하게 보내면 환자 입장에서는 어느 링크가 어떤 용도인지 이해하기 어렵고, 운영팀 역시 관리가 복잡해집니다. 따라서 로그인 기반과 데이터 저장 구조는 하나로 통합하면서도, 환자는 필요한 시점에 필요한 화면으로 바로 접근할 수 있는 구조가 필요합니다.
네 번째는 관리영양사 리소스를 효율적으로 활용하는 문제입니다. OCTAWELL은 이미 기존 사업인 welet을 통해 특정보건지도 서비스를 운영하고 있으며, welsync와 welet 모두 동일한 관리영양사 네트워크, 즉 NT(Nutritionist)를 활용합니다. 그러나 두 서비스가 별개의 시스템으로 운영될 경우, 한 서비스에서 NT의 시간이 비어 있음에도 다른 서비스의 업무를 배정하기 어려운 문제가 발생합니다. 장기적으로는 NT의 가용시간, 업무량, 스킬, 태스크를 서비스 간 통합하여 관리할 수 있어야 합니다.
다섯 번째는 보험진료와 자유진료의 운영 차이를 동시에 고려해야 한다는 점입니다. 병원에서는 진료보수 기반의 외래 영양식사지도를 운영할 수 있지만, 비만치료제 등을 다루는 클리닉에서는 시설 요건 등의 이유로 자유진료 형태로 영양지도를 제공할 가능성이 있습니다. 두 경우 모두 영양지도라는 핵심 업무는 유사하지만, 요금 설정, 환자 결제, 지도 패키지, 상담 빈도, 정산 방식 등은 달라질 수 있습니다. 따라서 시스템은 처음부터 특정 하나의 청구 방식에만 종속되지 않고, 보험진료와 자유진료를 모두 확장할 수 있는 구조를 가져야 합니다.
마지막으로, welsync는 단독 서비스로 끝나는 프로젝트가 아닙니다. OCTAWELL은 현재 5,000명 이상의 관리영양사 네트워크와 기존 welet 사업을 보유하고 있으며, 향후 영양지도와 건강관리 영역에서 새로운 서비스가 추가될 가능성이 있습니다. 따라서 welsync만을 위한 독립 시스템을 만드는 것이 아니라, 장기적으로 이용자·관리영양사·태스크·영양지도 이력·PHR 데이터를 통합 관리할 수 있는 공통 플랫폼으로 확장 가능한 구조가 필요합니다.
결국 welsync의 핵심 과제는 단순한 온라인 영양상담 시스템을 만드는 것이 아니라, 일본 의료제도와 실제 병원 운영을 반영하면서 의사 지시, 관리영양사 업무, 환자 접점, 진료보수 기록, 정산, 리소스 배분까지 하나의 시스템으로 연결하는 운영 인프라를 구축하는 것입니다.
[ SOLUTION ]
welsync는 단순한 Zoom 기반 영양상담 서비스가 아니라, 의료기관–관리영양사–환자의 영양지도 전 과정을 하나의 운영 가능한 워크플로우로 연결하는 플랫폼으로 설계되고 있습니다. 이를 위해 우리는 환자 접점, 의료기관의 지시와 승인, 관리영양사의 업무관리, 계획서 및 지도기록 생성, 시스템 로그, 정산 구조를 하나의 일관된 시스템으로 통합하는 접근을 취하고 있습니다.
첫 번째 핵심은 의료기관의 지휘·명령과 관리영양사의 업무 수행을 연결하는 구조입니다. 의료기관의 의사 또는 담당자가 환자별 지시서를 등록하면, 담당 NT에게 해당 내용이 전달되고 확인 이력이 남습니다. 이후 관리영양사가 지도계획서를 작성하고 실제 영양지도를 수행한 뒤 지도기록을 작성하면, 의료기관 측에서 이를 확인할 수 있습니다. 의사 지시 → NT 확인 → 지도 실시 → 기록 공유 → 의료기관 확인의 전체 흐름을 로그로 남겨, 온라인 지도에서도 실제 업무 지휘와 수행 관계를 추적할 수 있도록 설계합니다.
두 번째는 지도계획서 작성과 교부 프로세스의 시스템화입니다. 초회 지도에서는 의사 지시서와 환자의 사전 문진이 준비된 시점에 담당 NT에게 계획서 작성 태스크가 자동으로 생성됩니다. 지속기에서는 최신 의사 지시와 환자의 주간 보고가 준비된 시점을 기준으로 동일한 태스크를 생성할 수 있습니다. 환자의 문진 정보와 의료기관이 제공한 정보를 바탕으로 계획서 초안을 자동 생성하고, 관리영양사가 이를 확인·수정한 뒤 최종 확정하도록 설계할 수 있습니다. 확정된 계획서는 시스템에 저장되고, 환자에게 전자적으로 교부되며, 작성·확인·교부 시점이 모두 로그로 기록됩니다.
세 번째는 환자 마이페이지 기반의 통합 UX입니다. 초회 예약이 확정되면 환자에게 이메일과 SMS를 통해 사전 문진을 요청합니다. 환자는 동일한 마이페이지 기반에서 문진 작성뿐 아니라 개인정보 제공, 온라인 영양지도, Zoom 녹화, 지도계획서 전자 교부 등에 대한 동의를 처리할 수 있습니다. 또한 Zoom 참여, 지도계획서 열람, 지속기의 주간 보고 등도 동일한 사용자 기반에서 관리합니다.
다만 환자에게 매번 마이페이지 첫 화면에서 메뉴를 찾도록 요구하지 않습니다. 각 상황에 따라 이메일·SMS에 직접 해당 화면으로 이동하는 딥링크를 제공합니다. 예를 들어 면담 시점에는 Zoom 입장 링크, 문진 시점에는 문진 화면, 계획서가 확정된 이후에는 계획서 열람 화면으로 바로 이동할 수 있습니다. 즉, 시스템 내부의 인증 및 데이터 저장 기반은 통합하지만, 사용자 동선은 최대한 단순하게 유지하는 구조입니다.
네 번째는 관리영양사의 태스크 자동화와 업무 대시보드입니다. 시스템은 지시서 미등록, 계획서 작성 가능 상태, 면담 예정, 지도기록 미작성, 의료기관 확인 대기 등 업무 상태를 자동으로 판별하고 필요한 태스크를 생성합니다. 이를 통해 운영팀이 매번 수작업으로 업무 진행 상황을 확인하지 않아도 되며, NT 역시 자신에게 필요한 업무를 하나의 화면에서 확인할 수 있습니다. 장기적으로는 welet의 태스크까지 동일한 구조로 통합하여, NT가 어느 서비스를 담당하더라도 단일 대시보드에서 업무를 관리할 수 있도록 확장할 수 있습니다.
다섯 번째는 관리영양사 리소스의 통합 관리입니다. welsync에서는 NT의 가용시간, 업무 가능량, 담당 환자, 예약 현황 등을 구조화하여 관리할 수 있도록 설계합니다. 이후 기존 welet과 통합할 경우, 특정 서비스에서 비어 있는 NT의 리소스를 다른 서비스에 배정할 수 있습니다. 향후에는 NT의 전문분야, 스킬, 교육이력, 평가, 성과 등의 정보까지 활용하여 환자 또는 서비스에 적합한 관리영양사를 배정할 수 있는 구조로 확장할 수 있습니다.
여섯 번째는 보험진료와 자유진료를 모두 수용할 수 있는 유연한 서비스 구조입니다. 예약, 환자 정보, NT 배정, 영양지도, 기록이라는 핵심 구조는 공통으로 유지하면서, 최초 등록 시 보험진료인지 자유진료인지 구분할 수 있도록 설계합니다. 보험진료에서는 진료보수 산정에 필요한 기록과 요금 구조를 적용하고, 자유진료에서는 월 1회 상담, 채팅상담 포함 패키지, 복수 가격제 등 보다 유연한 상품 구성을 지원할 수 있습니다. 이를 통해 병원뿐 아니라 향후 클리닉과 다양한 의료기관으로 서비스 대상을 확장할 수 있습니다.
일곱 번째는 업무·정산·감사 가능성을 고려한 데이터 구조입니다. 각 상담에 대해 담당 NT, 상담시간, 의사 지시, 계획서, 지도기록, 환자 교부 여부, 의료기관 확인 여부 등의 정보를 구조화하여 저장합니다. 이 데이터는 진료보수 청구 및 의료기관 확인뿐 아니라 OCTAWELL과 의료기관 간 정산, NT 보수 산정, 운영 품질관리에도 활용할 수 있습니다. 중요한 작업은 누가 언제 수행했는지를 감사로그 형태로 남겨, 사후 확인이 가능하도록 설계합니다.
여덟 번째는 PoC에서 본 서비스로 단계적으로 전환할 수 있는 구조입니다. 초기 PoC 단계에서는 Google Forms, Zoom 등 기존 SaaS를 활용하여 운영 프로세스를 검증할 수 있습니다. 이후 실제 운영 방식이 확정되면 문진 발송·회수, 환자 동의, 계획서 교부, 태스크 관리, 알림, 기록 저장 등의 기능을 welsync 내부로 통합합니다. 이를 통해 처음부터 과도한 시스템을 구축하기보다, 실제 의료기관과의 PoC를 통해 확인된 운영 요구사항을 기반으로 점진적으로 시스템화할 수 있습니다.
아홉 번째는 향후 통합 플랫폼으로 확장하기 위한 아키텍처입니다. 기존 welet 시스템을 직접 리팩토링하여 welsync와 억지로 결합하는 대신, 먼저 welsync를 새로운 구조로 구축한 뒤 향후 NT 리소스, 태스크, 대상자, 영양지도 데이터를 관리하는 공통 플랫폼을 별도로 확장하는 방향을 전제로 합니다. 이후 기존 welet에서 필요한 데이터를 신규 통합 플랫폼으로 마이그레이션합니다.
이 통합 플랫폼에서는 다음과 같은 공통 영역을 관리할 수 있습니다.
이용자 기본정보 및 동의정보
NT 기본정보 및 가용 리소스
NT 스킬·교육·평가정보
서비스별 태스크
예약 및 상담 이력
영양지도 계획 및 기록
건강·행동·PHR 데이터
의료기관·건강보험자·법인·개인 계약정보
그 위에서 welsync, welet 및 향후 추가되는 영양지도 서비스가 각각 하나의 브랜치 서비스로 동작할 수 있습니다.
기술적으로 welsync는 Healthcare Workflow + Resource Management + Patient Engagement + Compliance-oriented Record Management의 결합을 지향합니다. 시스템은 단순한 예약·화상상담 기능에 머무르지 않고, 의료기관에서 실제로 영양지도를 운영하기 위해 필요한 지시, 문진, 업무배정, 계획서, 상담, 기록, 확인, 전자교부, 정산까지의 전 과정을 하나의 데이터 모델과 워크플로우 안에서 처리합니다.
궁극적으로 welsync는 단순한 온라인 영양상담 SaaS가 아니라, 일본의 의료기관에서 외부 관리영양사 네트워크를 활용해 외래 영양지도를 안정적으로 운영할 수 있도록 하는 디지털 임상·운영 인프라입니다. 동시에 장기적으로는 기존 welet과 향후 신규 서비스를 통합하여, 환자의 생애주기 전반에서 영양지도 이력을 연결하고 관리영양사 리소스를 최적화하는 차세대 영양지도 통합 플랫폼으로 확장되는 것을 목표로 합니다.
[ RESULTS ]
In Progress
Now
